Maintenir la Proactivité – Continuer – Gérer les Affaires en Période Extraordinaire de Coronavirus

Maintenir la Proactivité - Continuer - Gérer les Affaires en Période Extraordinaire de Coronavirus

La pandémie mondiale de coronavirus est sans précédent dans notre histoire récente et est susceptible de laisser un monde fondamentalement différent de celui que nous connaissions. Alors que nous entrons dans des temps incertains, il est important que les entreprises s’unissent pour minimiser les effets humains et économiques que cette maladie mortelle aura. L’effet à long terme peut être minimisé plus rapidement si nous agissons pour contenir cette pandémie, ce qui entraînera un retour plus rapide de la confiance des consommateurs.

En étant proactifs, nous pouvons tous contribuer à la sécurité et au bien-être collectifs de nos employés, en veillant à faire de notre mieux pour contenir la propagation de ce virus et protéger nos communautés. Vous pouvez lire les conseils de l’Organisation mondiale de la santé, mais nous espérons que vous mettez déjà leurs conseils en pratique, tels que le lavage des mains, la distanciation sociale et l’évitement de se toucher le visage.

La semaine dernière, l’Institut de recherche économique et sociale (ESRI) a publié un rapport sur la manière dont la science du comportement peut être utilisée pour lutter contre le coronavirus. Certaines de leurs recommandations pour faire face à l’auto-isolement sont de rester en contact avec les autres et de maintenir une routine. En tant qu’entreprises, nous sommes bien placés pour apporter un soutien aux employés, en maintenant la productivité et la collaboration, même si les dynamiques de travail de votre entreprise ont complètement changé. En examinant comment notre propre entreprise a été affectée, nous avons pensé partager certaines des pratiques que nous avons mises en place et des ressources sur lesquelles nous comptons pour soutenir les employés, l’entreprise et maintenir les activités pendant cette période difficile. Il est inutile de minimiser à quel point les choses sont devenues difficiles au cours de la dernière semaine, en particulier pour les petites entreprises, surtout celles qui sont orientées vers le public, mais nous espérons pouvoir vous fournir quelques idées utiles et pratiques pour continuer à avancer.

Communiquer, Communiquer, Communiquer

Travaillant dans un secteur qui facilite et promeut la communication, nous savons à quel point cela est important. Dans le contexte actuel, une bonne communication revêt une importance toute particulière et est plus cruciale que jamais. Dans votre entreprise, vous devez tenir informés toutes vos parties prenantes – votre équipe, vos clients, votre réseau, vos fournisseurs. En étant informatif, calme et confiant, vous pouvez aider à éviter la panique.

Nous sommes tous exposés à beaucoup de désinformation, et au cours de la dernière semaine, il a parfois, voire souvent, été difficile de ne pas se sentir anxieux ou confus. En tant que propriétaires d’entreprise, gestionnaires et leaders d’équipe, nous avons la responsabilité de minimiser les dommages que cela peut causer, en atténuant les craintes par une communication bonne, informative et rassurante. Pour mettre cela en œuvre, et parce que nous avons soudainement tant de travailleurs distants chez Smarter Surfaces, nous avons une réunion quotidienne matinale à distance pour que chacun reçoive des directives pour le reste de la journée et sur la manière dont nous gérons ces temps uniques. Cela semble simple. C’est simple. Et c’est aussi efficace.

Travail à Distance

De nombreuses entreprises qui le peuvent ont été contraintes de permettre à leurs employés de travailler à domicile, et, semble-t-il, la plupart de ces entreprises s’adaptent bien à cette dynamique modifiée. Si vous n’avez pas encore permis à vos employés, mais que vous le pouvez, il n’y a vraiment aucune raison de ne pas le faire ; votre entreprise continuera de fonctionner et vos employés vous respecteront d’avoir mis leur sécurité en premier. De nombreux articles couvrent ce sujet. Si vous avez besoin d’un peu plus de persuasion, voici un excellent guide de Trello couvrant tous les avantages, considérations et meilleures pratiques du travail à distance.

Comme mentionné, une grande partie de notre bureau travaille maintenant à distance et aider chacun de nos employés à établir une routine quotidienne leur a été très bénéfique. Assurez-vous qu’ils sortent prendre un peu d’air frais tout en respectant la distance sociale ! Lorsque vous êtes confronté à ce scénario inattendu de travail à distance, il peut y avoir une tendance pour les employés à vouloir prouver qu’ils travaillent. Cela peut les amener à sacrifier des pauses et à travailler toute la journée, ce qui n’est pas bon pour la productivité, alors assurez-vous qu’ils savent qu’il est acceptable de prendre des pauses.

 

Travail à Distance

 

Revoir les Processus Internes

Certains des problèmes que nous rencontrons avec le travail à distance peuvent être dus au fait de ne pas avoir les bons processus en place. Cela pourrait être un bon moment pour examiner d’autres domaines de l’entreprise où votre approche pourrait être dépassée ou erronée. Avec les employés ayant plus de disponibilité, vous pouvez utiliser ce temps pour identifier non seulement les problèmes, mais aussi les solutions et mettre en place de nouveaux processus pour être plus efficace à votre retour. Si vous cherchez un guide étape par étape, cet article de ProofHub est un excellent point de départ.

Maintenance

Tout comme l’examen de vos processus, vous pouvez avoir des systèmes internes ou des appareils physiques nécessitant une maintenance que vous avez reportée en raison de perturbations potentielles. Avec les perturbations externes auxquelles nous sommes actuellement confrontés, il pourrait être pratique de procéder à toute maintenance que vous aviez prévue.

Tout comme l'examen de vos processus

Penser à la Diversification

En tant que propriétaires d’entreprise, cette crise nous a poussés en mode survie, cherchant toute solution possible pour maintenir notre personnel, nos fournisseurs et nos entreprises. Examiner comment nous pouvons diversifier l’entreprise peut entraîner des opportunités qui peuvent au moins soutenir l’entreprise pendant cette période de tumulte.

Dans un article du Financial Times sur ce point, Brendan Greeley écrit au sujet d’une propriétaire de boulangerie de Seattle spécialisée dans la pâtisserie, qui a dû mettre ses “15 travailleurs sous contrat en attente, mais a toujours 53 personnes travaillant dans ses boulangeries, y compris tous ses employés à temps plein. En plus de se convertir à la fabrication de pain, elle a déplacé son personnel de restauration et son food truck vers un service de livraison, et pourra bientôt prendre des commandes en ligne directement depuis son site web.”

Nous devons réfléchir à la manière dont nous nous adaptons pour survivre aux prochaines semaines de manières que nous n’aurions peut-être jamais dirigées vers l’entreprise, comme la boulangère passant de la pâtisserie au pain, livré directement à la porte. Ce genre de changement peut ne pas être une option pour votre entreprise, mais il existe d’autres moyens de diversifier. Cela peut impliquer de s’associer avec une autre entreprise où vous vous complétez mutuellement. Les gens vont être coincés en isolement, alors regardez comment votre entreprise peut s’adapter à ce changement et apporter un impact positif à eux. Au moins, votre entreprise pourrait avoir besoin de surmonter les défis de la distanciation sociale – un restaurant de hamburgers irlandais a trouvé une solution rapide et intelligente pour rester ouvert et protéger ses clients et son personnel.

Veiller sur les Autres Chefs d’Entreprise

Selon le professeur Pete Lunn, responsable de l’unité de recherche sur le comportement à l’ESRI, “certains des résultats les plus importants concernent l’action collective – nous sommes tous dans le même bateau… Les preuves montrent que le comportement altruiste est beaucoup plus probable lorsqu’il y a une communication fréquente sur la meilleure façon de s’entraider et une forte identité de groupe, non seulement nationalement mais aussi dans des groupes plus petits comme les lieux de travail, les écoles et les communautés locales.”

L’environnement actuel est difficile pour tout le monde, mais nous ne savons pas dans quelle mesure cela touche les propriétaires d’entreprise au niveau individuel. Entrez en contact avec votre réseau. Partagez tout ce que vous avez pu mettre en pratique pour maintenir l’activité et motiver le personnel. Il s’agit d’une situation complètement anormale et il est essentiel que le plus grand nombre d’entreprises possible surmontent cette épreuve, afin qu’une reprise puisse être plus immédiate.

Santé et Bien-être

Avec tant de personnes dépendant des propriétaires d’entreprise, des gestionnaires et des leaders d’équipe, il peut être difficile de faire face à la pression supplémentaire de cette responsabilité, et cela risque d’avoir un impact plus important sur votre santé mentale et physique. Cependant, cette pression supplémentaire peut s’appliquer à tout le monde – nous ressentons tous cette pression accrue en pensant à nos proches qui peuvent être plus exposés à ce virus.

Nous devons tous nous assurer de faire quelque chose chaque jour pour nous changer les idées. Nous avons énuméré quelques-unes de nos préférées ci-dessous :

  • Ne lisez pas les nouvelles – certains membres de notre équipe ont supprimé certaines applications pendant quelques jours juste pour ne pas les consulter.
  • Promenez-vous, courez, faites du vélo ou nagez en mer, mais gardez vos distances – vous ne pourrez peut-être plus aller à la salle de sport, mais il existe de nombreux exercices que vous pouvez faire à la maison.
  • Détendez-vous avec du yoga ou de la méditation – certaines personnes au bureau utilisent Headspace.
  • Sortez les cartes et les jeux de société.
  • Regardez des films ou des émissions de télévision légères, mais essayez de faire quelque chose d’actif plutôt que de passer toute la journée devant un écran.

Préparez-vous à Retourner au Bureau

Notre réflexion à ce sujet a été double. Nous devons être prêts à retourner au bureau afin que la transition soit bien gérée, mais pour de nombreuses entreprises qui ont dû mettre en œuvre rapidement le travail à distance, cela devrait être une tâche légèrement plus facile à prendre en charge.

Mais c’est notre état d’esprit pour retourner au bureau qui est bien plus important pour nous. Il y a des entreprises bien plus mal en point là-bas, mais même pour les plus touchées, faites savoir à votre personnel que tout ce sur quoi vous travaillez vise à retourner au bureau. Cela peut offrir une certaine assurance à votre personnel. La négativité va nous entourer, mais nous devons travailler vers un objectif positif.

Il s’agit vraiment de maintenir l’activité de l’entreprise, mais lorsque vous commencez à parler de survie de l’entreprise, cela peut devenir un peu négatif, alors nous avons décidé de mettre l’accent sur la préparation du retour au bureau afin de maintenir une perspective positive. Cela nous amène également à réfléchir à la manière dont nous pouvons nous assurer qu’il y a un bureau vers lequel retourner, tous les membres du personnel réfléchissant à la diversification de notre entreprise pour continuer.

Investissez dans le Développement des Employés

Avec de plus longues périodes d’inactivité, vos employés peuvent être plus enclins à rester inactifs. Cela pourrait être un moment pour les encourager à développer leurs connaissances et leurs compétences, afin qu’ils puissent utiliser cet intervalle de manière positive pour eux-mêmes et pour l’entreprise.

LinkedIn Learning propose gratuitement certains cours, notamment des conseils sur la manière de rester productif, de construire des relations lorsque vous n’êtes pas en face à face, d’utiliser des outils de réunion virtuelle (Microsoft Teams, Skype, BlueJeans, Cisco Webex et Zoom) et de trouver un équilibre sain entre la famille et le travail. Ceux-ci pourraient être un bon point de départ pour l’environnement actuel, même si vous voudrez peut-être passer à des cours plus proches de votre domaine par la suite.

Cambridge University Press propose gratuitement l’accès en ligne à des manuels universitaires au format HTML pendant l’épidémie de coronavirus. L’accès gratuit est disponible jusqu’à la fin de mai 2020.

Nous Devons Rester Positifs

Nous Devons Rester Positifs

Nous entrons dans une période très difficile, mais nous assistons à une instance sans précédent de personnes s’unissant pour un objectif commun. En tant qu’entreprises, nous devons examiner comment nous pouvons nous aider mutuellement afin que nous puissions tous, espérons-le, retourner au bureau, même si les employeurs permettent un peu plus de travail à distance à l’avenir. Chez Smarter Surfaces, notre mission est de promouvoir la collaboration, le travail d’équipe et la productivité – plus que jamais, nous espérons que les entreprises peuvent promouvoir cela entre elles, car nous sommes tous dans le même bateau.